अत्यधिक कार्यभार को संभालने के 6 तरीके

उद्यमिता की दुनिया पहले से कहीं अधिक तेज़ हो गई है। मेरे मामले में, मैं अपनी खुद की पीआर एजेंसी का नेतृत्व करता हूं, पांच बच्चों का घर चलाता हूं और कुछ स्वयंसेवी और निशुल्क काम के अलावा कई बोर्डों पर काम करता हूं। अपने शेड्यूल में संकीर्ण और दुर्लभ अंतरालों के बीच, मैं खुद को स्वस्थ रखने के लिए अपने हितों और शौक के लिए समय निकालने की कोशिश करता हूं।

मुझे एक लड़की बॉस होने का जितना आनंद मिलता है, यह कई जिम्मेदारियों को संभालने का एक निरंतर कठिन कार्य है – संचालन की देखरेख करना, ग्राहक संबंधों का पोषण करना और उद्योग के रुझानों से आगे रहना – और काम का बोझ जल्दी ही चुनौतीपूर्ण हो सकता है। परिणामस्वरूप, कार्य-जीवन संतुलन एक दूर का सपना बन जाता है, और थकान का ख़तरा मंडराने लगता है।

कुछ महीने पहले, मैं रात 11 बजे सोफे पर गिर पड़ी और अपने पति से कहा, “मैं अभी यह भार नहीं संभाल सकती।” इसलिए हमने इस बारे में बात की कि असहनीय को प्रबंधनीय बनाने के लिए मैं क्या कर सकता हूं – बदलाव या नया स्वरूप।

यहां नियंत्रण से बाहर हो रहे समय और काम की मांगों को नियंत्रित करने की छह युक्तियां दी गई हैं।

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1. अपनी घड़ी जानें

यह बहुत अच्छा होगा यदि हम सभी को सुबह उठने, शांति से 15 मिनट तक ध्यान करने, दोपहर के भोजन तक पांच घंटे तक अविश्वसनीय गति से सीधे काम करने और फिर 30 मिनट के ब्रेक के बाद एक और आश्चर्यजनक उत्पादक दौड़ के लिए डेस्क पर लौटने के लिए प्रोग्राम किया जाए। ठीक पाँच बजे। क्या आपका दिन ऐसा ही दिखता है? मैंने ऐसा नहीं सोचा था.

इन वर्षों में, मैं अपनी खुद की “कार्य कुशलता घड़ी” सीखने में मदद नहीं कर सका – वे घंटे जिनमें मैं सबसे अधिक व्यस्त रहता हूं और उत्पादकता के लिए प्रवण होता हूं (घरेलू कर्तव्यों से अपेक्षाकृत मुक्त होने का जिक्र नहीं)। मेरे लिए, ये अवधि सुबह 8 से 11:30 बजे, दोपहर 1 से 4 बजे, फिर शाम 7 से 10 बजे तक है जब आप दुनिया (या कम से कम अपने इनबॉक्स) को जीतने के लिए तैयार महसूस करते हैं तो आपके “किककैस घंटे” क्या हैं? जब आप अपने कार्यों को अन्य तरीकों के बजाय अपनी जैविक लय और दैनिक दिनचर्या के अनुसार बनाते हैं, तो आपका प्राकृतिक ऊर्जा स्तर आपको बेहतर ईंधन देगा और आपकी मानसिक तीक्ष्णता आपको बेहतर ढंग से आगे बढ़ाएगी।

2. दिन के लिए एक इरादा निर्धारित करें

मैं जानता हूं, मैं जानता हूं, आपके पास हर दिन एक दर्जन या अधिक लक्ष्य होते हैं। मैं भी करता हूं। लेकिन मुझे पता चला कि अगर मैं अपने प्लानर में एक चीज नोट कर लूं जो अगले दिन करनी है, एक ऐसा काम जो मेरे दिमाग और मेरी डेस्क को सबसे ज्यादा खाली कर देगा, तो मेरा बाकी दिन उल्लेखनीय रूप से संतुष्टिदायक लगता है, और मैं अपना सिर रख देता हूं उस रात संतोष की सांस के साथ तकिया।

आपको सोचने पर मजबूर करने वाले उदाहरण: एक दिन, मैंने नए ग्राहकों के लिए मिले लीड पर कम से कम तीन आउटरीच कॉल करने की प्रतिज्ञा की। मैं सुबह 11 बजे तक पहुंच गया और सलाद बनाने के लिए लगभग नाचते हुए रसोई में पहुंच गया। एक और दिन, मैंने खुद से वादा किया कि मैं ऐसा करूंगा अंत में Google Drive में फ़ाइलों को साफ़ करें और पुनर्व्यवस्थित करें। कहने की जरूरत नहीं है, जब मैंने इसे एक ही दिन में पूरा कर लिया, तो मुझे प्रेरित महसूस हुआ!

मैं आपसे इसे आज़माने का आग्रह करता हूँ। यह जानकर अविश्वसनीय रूप से मुक्ति मिलती है कि आपने अपने कार्यदिवस के लिए अपना इरादा पूरा कर लिया है – उसके बाद सब कुछ सिर्फ ग्रेवी है!

3. दो मिनट के नियम का पालन करें

डेविड एलन का प्रस्ताव उसकी किताब में काम बन गया यह सार्वभौमिक रूप से अपनाई जाने वाली रणनीति बन गई है क्योंकि यह काम करती है। और मेरा अनुमान है कि यह काम करता है क्योंकि यह सरल है। आपको बस किसी भी दो मिनट या उससे कम समय के कार्य को ठीक उसी समय समाप्त करना है जब आप इसके बारे में सोच रहे हों, जिससे विलंब समाप्त हो जाता है और उत्पादकता बढ़ जाती है। ज़ूम आमंत्रण भेजें, अनुबंध पर हस्ताक्षर करें और वापस करें और अपने कर लेखाकार के साथ नियुक्ति करें। हो गया, हो गया, हो गया।

हां, वहां हैं विभिन्न व्याख्याएँ इस नियम को कैसे लागू किया जाए, लेकिन मूल बात वास्तव में मायने रखती है। यदि आप दो मिनट में अपनी कार्य सूची में से कुछ की जांच कर सकते हैं, तो कुछ आइटम 1, 2, 3 … को क्रैंक करें और फिर देखें कि आप कितनी जल्दी और खुशी से अधिक समय लेने वाली 4, 5 और 6 पर आगे बढ़ते हैं।

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4. क्लस्टर कार्य

शिक्षा के क्षेत्र में, “क्लस्टरिंग” में सीखने के अधिग्रहण और अवशोषण को बढ़ाने के लिए विशिष्ट और समान विषयों और कौशलों को समय-आधारित इकाइयों में समूहित करना शामिल है। यहां, मैं इस शब्द को समान गतिविधियों से निपटने के लिए लागू कर रहा हूं, जिसमें संबंधित कार्यों की एक श्रृंखला के लिए समान टूल/ऐप का उपयोग करना, एक ही समय में आपकी स्क्रीन पर न्यूनतम संख्या में विंडो खुली होना और अंदर रहना जैसे फायदे हैं। एक खिंचाव के लिए समान संज्ञानात्मक लेन, जो फोकस में सुधार करती है।

उदाहरण के लिए, एक समय में एक ग्राहक को समय समर्पित करने के बजाय, मैंने एक समय में अपने सभी ग्राहकों के लिए एक नौकरी समारोह के लिए समय का एक हिस्सा समर्पित करने की ओर परिवर्तन किया है। मैं काम के त्रैमासिक विवरण तैयार करता हूं – वे सभी अब एक ही झटके में पूरे हो जाते हैं, जबकि टेम्पलेट मेरे डेस्कटॉप पर खुला है। कर्मचारी समीक्षाएँ – मैं एक बैठक में तीन या चार काम करता हूँ जबकि मेरा दिमाग “स्टाफ मोड” में होता है ताकि मेरे विचारों को संरेखित रखा जा सके और एक पैटर्न में सेट किया जा सके।

5. कभी भी चींटी होकर बिस्तर पर न सोएं

नहीं, यह “क्रोधित” का कोई टाइपो नहीं है। अच्छी शादी के लिए आपके माता-पिता की सलाह के बजाय, अच्छे दिन के लिए यह मेरी सलाह है। इस सलाह को लागू करने के लिए, आइए अपनी कार्य सूची पर वापस लौटें। दिन में किसी समय (या, हम में से बहुतों के लिए, रात में), आपको बस दिन ख़त्म होने देना है। आपको यह स्वीकार करना होगा कि आपने वह सब पूरा किया जो आप कर सकते थे, कि आप एक सुपरहीरो नहीं हैं जो हर एक दिन, हर एक वस्तु की जाँच करने में सक्षम हैं।

डेस्कटॉप को स्लीप मोड में रख दें, ऑफिस की लाइट बंद कर दें, लैपटॉप बंद कर दें और फोन को साइलेंट कर दें। आपको “इसे जाने देना” नहीं है; बस तुम्हें यह करना होगा “जाने भी दो।” वास्तविक आपात स्थिति को छोड़कर, शायद ही ऐसी कोई चीज़ हो जिसके लिए कल तक इंतज़ार न किया जा सके। बच्चों को बिस्तर पर सुलाना एक और ईमेल भेजने से ज़्यादा महत्वपूर्ण है।

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6. टाइम ब्लॉकिंग और टाइम बॉक्सिंग के साथ प्रयोग करें

समान होते हुए भी भिन्न, ये दो समय प्रबंधन तकनीकें बहुत प्रचलन में हैं – शायद लोगों के गुस्से को रोकने के लिए कि उनके पास कितना कम समय है! किसी भी मामले में, मूल अवधारणा अपने शेड्यूल को इस आधार पर व्यवस्थित करना है कि किसी ब्लॉक में कौन से कार्य पूरे करने हैं और उस ब्लॉक पर वास्तव में कितना समय खर्च करना है।

पर मेरी फर्म, इसका मतलब न केवल क्लाइंट ए, क्लाइंट बी और क्लाइंट सी के लिए लगातार 1.5 घंटे के लिए सामग्री निर्माण का काम सौंपना है, बल्कि इसका मतलब मेरे सप्ताह को अलग-अलग टीमों के लिए निर्दिष्ट दिनों में विभाजित करना भी है। मैंने हाल ही में सोमवार और शुक्रवार को अपने स्टाफ कर्तव्यों के लिए और मंगलवार से गुरुवार तक विशेष रूप से अपने ग्राहकों को समर्पित करने का निर्णय लिया है। इतना ही नहीं, बल्कि मैं अब अधिकतम स्थिरता और विश्वसनीय संरचना के लिए उन “बुकेंड” दिनों में प्रत्येक टीम के सदस्य के साथ साप्ताहिक 10 मिनट के एक-पर-एक सत्र का समय निर्धारित कर रहा हूं, प्रत्येक कर्मचारी के साथ हमेशा एक ही समय पर।

एक अर्थ में, उपरोक्त सभी रणनीतियाँ आपके समय और ऊर्जा को टुकड़ों में इस तरह से आवंटित करने के बारे में हैं जो आपके विशेष कार्यप्रवाह, दायित्वों और जीवनशैली के लिए सबसे अच्छा काम करेंगी। इसलिए एक टाइमर सेट करके अलग-अलग कॉन्फ़िगरेशन के साथ प्रयोग करें, यह देखने के लिए कि लॉन्चिंग-ऑफ पॉइंट स्थापित करने में कुछ कार्यों को मानक रूप से कितना समय लगता है और सप्ताह के विशेष दिनों में विशेष कार्यों को आवंटित करने पर विचार करें। यह मेरे लिए काम कर रहा है – मुझे आशा है कि यह आपके लिए भी काम करेगा!