आपको कैसे पता चलेगा कि आपको कोई अनुपालन समस्या है?

यह पोस्ट AgentSync द्वारा प्रायोजित श्रृंखला का हिस्सा है।

अनुपालन और उत्पादक प्रबंधन बर्तन में उबल रहे लौकिक मेंढक की तरह हैं। यदि आप किसी नए संगठन में नए सिरे से आए हैं, तो अव्यवस्थित अनुपालन प्रथाएं, मैन्युअल प्रक्रियाएं, और गायब उत्पादक डेटा लहराते लाल झंडे की तरह भयावह रूप से स्पष्ट होंगे। लेकिन जब आप अपना काम करने के लिए आवश्यक अन्य सभी चीजों के अलावा मैन्युअल ऑनबोर्डिंग प्रक्रियाओं को बनाए रखने के लिए संघर्ष कर रहे होते हैं, तो वे त्रुटियां और डेटा अंतराल धीरे-धीरे बढ़ते हैं जब तक कि वे भारी न हो जाएं।

तो, इससे पहले कि आप अनुपालन मुद्दों के बर्तन में जिंदा उबल रहे मेंढक हों, आप अपनी निर्माता प्रबंधन प्रक्रियाओं में चिंता के मुख्य क्षेत्रों की सही पहचान कैसे कर सकते हैं? और क्या आपको पता है कि अपनी सफलता या विफलता को कैसे मापें?

यहां आपके स्वयं के मूल्यांकन के लिए, हमने शीर्ष तीन श्रेणियों को एकत्रित किया है जिनका उपयोग हम किसी संगठन के अनुपालन की प्रभावकारिता का मूल्यांकन करने के लिए करते हैं और साथ ही उन मानदंडों को भी देखते हैं जिनका उपयोग संगठन परिणामों को निष्पक्ष रूप से मापने के लिए करते हैं। यदि आप तीनों प्रश्नों का उत्तर “हां” में दे सकते हैं, तो आपको अनुपालन संबंधी कोई समस्या नहीं होगी। हालाँकि, बीमा क्षेत्र में काम करने वाले अधिकांश लोगों के लिए, आप इनमें से एक या अधिक लक्षणों को पहचान सकते हैं जो आपकी अपनी छोटी अनुपालन समस्या की ओर इशारा करते हैं (वास्तव में इसे कैसे हल किया जाए, इसके लिए बने रहें!)।

1. क्या आपका अनुपालन वास्तविक समय, एकीकृत और स्वचालित है?

लगातार अद्यतन और आपके तकनीकी स्टैक में एकीकृत डेटा के साथ, आपकी टीम व्यवसाय के हर चरण में बेहतर निर्णय ले सकती है।

हालाँकि, पुरानी जानकारी आपके बुनियादी ढांचे को कमजोर कर देती है। अनुपालन प्रक्रियाएं जिनमें देरी, साइलोइंग और मैन्युअल इनपुट शामिल हैं, एजेंसियों और वाहकों के लिए आंतरिक प्रक्रियाओं पर बहुत अधिक दबाव पैदा करती हैं। अच्छी तरह से सूचित, त्वरित निर्णय लेने में सक्षम होने के बजाय, प्रत्येक निर्णय पर मैन्युअल डेटा सत्यापन या आवश्यक अनुपालन चरणों को पूरी तरह से छोड़ देने के जोखिम का बोझ होता है।

यह एक खुला उद्योग रहस्य है कि मैन्युअल प्रक्रियाएं, विरासत प्रणाली और ईमेल और फोन कॉल के घंटे आंतरिक अनुपालन टीमें वर्तमान में अनुपालन को कैसे संभालती हैं। लेकिन यह इस तरह से होना जरूरी नहीं है. स्वचालित अनुपालन समाधान लागू करने वाले व्यवसायों के पहले और बाद के प्रोफाइल निम्नलिखित हैं। यदि आप स्वयं को “पहले” के साथ पहचानते हुए पाते हैं, तो आपको अनुपालन उन्नयन की आवश्यकता हो सकती है:

• पहले: अकेले टेक्सास राज्य में मैन्युअल अनुपालन बनाए रखने के लिए मुख्य अनुपालन अधिकारी नियमित रूप से सप्ताहांत पर घर पर काम करते हैं।
• बाद: अब वह व्यवसाय को व्यावसायिक घंटों के भीतर रखता है, सभी 50 राज्यों में उत्पादकों का प्रबंधन किसी एक राज्य की तुलना में कम समय में करता है।
• पहले: दो पूर्णकालिक अनुपालन अधिकारियों के साथ, इस व्यवसाय में अभी भी उनकी अनुपालन दर के बारे में स्पष्टता का अभाव है। आक्रामक विकास मानचित्र वाले व्यवसाय के रूप में, कार्यकारी टीम राज्य अनुपालन समीक्षा से डरती थी।
• बाद: उन्होंने दोनों अनुपालन अधिकारियों के कार्यभार को 25 प्रतिशत तक कम कर दिया, जिससे उन्हें कंपनी के लिए कहीं और अपने ज्ञान का लाभ उठाने की छूट मिल गई। श्रेष्ठ भाग? अपने स्वयं के डेटा में दृश्यता के साथ, वे अपने अनुपालन के बारे में गंभीर अनिश्चितता से 100 प्रतिशत आश्वस्त हो गए कि प्रत्येक बिक्री उचित लाइसेंस और नियुक्ति वाले किसी व्यक्ति द्वारा ठीक से निष्पादित की जाती है।
• पहले: एक अनुपालन अधिकारी ने कहा कि एजेंटों के एक नए वर्ग के लिए उन्हें मैन्युअल प्रसंस्करण और डेटा इनपुट के लिए दो सप्ताह का समय रोकना होगा।
• बाद: एजेंटों के एक नए वर्ग को शामिल करने की पूरी प्रक्रिया दो घंटे की है।

क्या आप स्वयं को पहले या बाद में पहचानते हैं? क्या निर्णय लेने के समय आपके पास अपने अनुपालन और निर्माता डेटा तक पहुंच है, या इसके लिए खुदाई की आवश्यकता है? विचार करें, हर सप्ताह सही जानकारी खोजने के लिए उन मैन्युअल घंटों की खोज में आपको कितना खर्च आता है? प्रत्येक वर्ष? जैसा कि एक एजेंटसिंक ग्राहक ने कहा, “हम अपने समय के लिए बिल नहीं देते हैं, लेकिन इसकी सच्चाई यह है कि कंपनी एजेंटसिंक की तुलना में अनुपालन में गड़बड़ी करने की कोशिश में मुझ पर कहीं अधिक पैसा खर्च कर रही थी, जहां यह अब स्वचालित और सहज है।”

2. क्या आप विश्व स्तरीय एजेंट अनुभव प्रदान करते हैं?

जैसे-जैसे प्रतिभा को बनाए रखना मिशन-महत्वपूर्ण हो जाता है, ऐसे व्यवसाय जो अपने एजेंटों को डेटा और स्वयं-सेवा उपकरणों के साथ सशक्त बनाते हैं, वे खुद को लाभप्रद स्थिति में रखते हैं। इसमें कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि एजेंट अपनी गति-से-राजस्व को महत्व देते हैं।

ऐसे व्यवसायों के लिए जो एजेंट अनुभव की अनिवार्यताओं को समझने में विफल रहते हैं, वे अनुभवी, प्रतिष्ठित डाउनस्ट्रीम भागीदारों को आकर्षित करने के लिए भर्ती कार्यक्रमों पर हजारों या लाखों डॉलर खर्च करेंगे। लेकिन निरंतर मंथन के कारण वे उस खर्च से आरओआई कभी नहीं देख पाएंगे, क्योंकि एजेंट ऑनबोर्डिंग अवधि के दौरान या उसके तुरंत बाद गिर जाते हैं।

के आंकड़ों के अनुसार एक रिपोर्ट AgentSync अनुसंधान फर्म Aite-Novarica के साथ सह-प्रायोजित हैअगली पीढ़ी के उत्पादकों की भर्ती में डिजिटल विकल्प और त्वरित सेवा महत्वपूर्ण हैं।

अध्ययन में बताया गया है कि 97 प्रतिशत युवा एजेंटों ने व्यवसाय शुरू करने के लिए गति और बोली लगाने के समय को अत्यधिक महत्वपूर्ण माना। फिर भी, 54 प्रतिशत एजेंटों ने बताया कि उनके नियुक्त वाहक ऑनलाइन या मोबाइल ऑनबोर्डिंग विकल्प की पेशकश नहीं करते हैं।

यदि निम्नलिखित उदाहरण परिचित लगते हैं तो आपका अनुपालन ठोस एजेंटों को आकर्षित करने और बनाए रखने में बाधा बन सकता है:

• पहले: एक व्यवसाय औसत ऑनबोर्डिंग अनुभव से जूझ रहा था जिसमें कई सप्ताह, कभी-कभी तो महीने भी लग जाते थे। हालाँकि अनुपालन और संचालन टीमें अनुभव से जानती थीं कि यह उद्योग के मानदंडों के अनुरूप था, लेकिन पूरा संगठन असंतुष्ट था।
• बाद: ऐसे समाधानों के साथ जो विश्व स्तरीय एजेंट अनुभव को प्राथमिकता देते हैं, शुरुआत से अंत तक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया कुछ दिनों की बात बन गई, कभी-कभी तो घंटों की भी!
• पहले: एक अनुपालन अधिकारी को एक नए निर्माता को अपने साथ जोड़ने के लिए घंटों शारीरिक श्रम से संघर्ष करना पड़ा।
• बाद: एक बार जब व्यवसाय ने आधुनिक समाधान लागू कर दिए, तो वही परिणाम अब कुछ ही क्लिक दूर है।
• पहले: पिछले समाधान के साथ, एक ही एजेंट के नाम या पते में परिवर्तन का मतलब था ऑपरेशन टीम का एक सदस्य कई बाहरी राज्य वेबसाइटों के माध्यम से शिकार करना।
• बाद: एजेंट, एजेंट पोर्टल से सशक्त होते हैं और अपनी जानकारी को नियंत्रित कर सकते हैं। दो-तरफा डेटा सिंक एजेंटों को ईमेल और वॉयस मेल में जानकारी फंसाने और मैन्युअल बिचौलिए श्रम के घंटों की आवश्यकता के बजाय सीधे अपनी जानकारी को अपडेट और सही करने में सक्षम बनाता है।

एजेंट अनुभव पर इस जोर का अंतिम परिणाम यह है कि स्वचालित अनुपालन समाधान वाली कंपनियां अच्छे एजेंटों को बनाए रखती हैं। बेहतर एजेंटों को बनाए रखने से, वे भर्ती प्रयासों पर कम खर्च करते हैं, और इसके बजाय पहले से ही उत्साहित मौजूदा भागीदारों से रेफरल पर पनप सकते हैं। जैसा कि एक एजेंटसिंक ग्राहक ने कहा, “मेरी उंगलियों पर तुरंत डेटा होने से मुझे चमकने में मदद मिलती है, जिससे मेरे सहकर्मियों और हमारे भर्ती लोगों को समान रूप से प्रभावित होता है।”

3. वितरण को अनुकूलित करने के लिए डेटा इंटेलिजेंस

हम डेटा और व्यावसायिक बुद्धिमत्ता के साथ अपने व्यावसायिक निर्णयों को उचित ठहराने में सक्षम होना चाहते हैं, लेकिन, अक्सर, हमारी पसंद वृत्ति और आंत प्रतिक्रिया द्वारा बनाई जाती है।

यदि आपका अनुपालन और निर्माता प्रबंधन डेटा स्प्रेडशीट और स्टिकी नोट्स में बंधा हुआ है, तो आप ऐसा कर सकते हैं पास होना डेटा बुद्धिमान निर्णय लेने के लिए है, लेकिन गंदा डेटा नहीं है प्रयोग करने योग्य डेटा। इसके बजाय, आप अंधेरे में काम कर रहे हैं, संभावित रूप से अनावश्यक नियुक्तियों या लाइसेंस के लिए फीस में हजारों डॉलर बर्बाद कर रहे हैं, अपारदर्शी अनुपालन प्रथाओं के लिए जुर्माने के जोखिम का तो जिक्र ही नहीं कर रहे हैं।

जबकि ऐसे व्यवसायों की संख्या जो स्मार्ट, डेटा-संचालित निर्णय लेना चाहते हैं, हम अनुमान लगा सकते हैं, 100 प्रतिशत के करीब, यहां तक ​​​​कि जिन वाहकों ने दीर्घकालिक बीमांकिक डेटा से अपना व्यवसाय बनाया है, वे अपने स्वयं के व्यवसाय डेटा के मामले में नुकसान में हैं। . एक अध्ययन के अनुसार, 75 प्रतिशत वित्तीय और बीमा सेवाएँ निष्पादित होती हैं।खंडित प्रकृति और उपलब्ध डेटा की विशाल मात्रा द्वारा चुनौती दी जाती है।”

यदि आपने किसी ऐसे व्यवसाय में काम किया है जो स्प्रेडशीट, व्यक्तिगत ड्राइव, ईमेल और स्टिकी नोट्स पर मौजूद साइलो, मैन्युअल डेटा से ग्रस्त है, तो यह आँकड़ा पूरी तरह से आश्चर्यचकित करने वाला नहीं है। वास्तव में, एक उद्योग ब्लॉगर का दावा है “आश्चर्यजनक रूप से 88 प्रतिशत कॉर्पोरेट डेटा बेकार पड़ा हुआ है।”

लेकिन क्या होगा यदि आप सकना अपने डेटा तक पहुंचें और उसका विश्लेषण करें?

• पहले: एक अनुपालन अधिकारी सप्ताहांत में मैन्युअल रूप से रिपोर्ट संकलित करने में बिताता था कि उसके व्यवसाय ने लाइसेंस शुल्क पर पैसा कहाँ खर्च किया।
• बाद: व्यापक अनुपालन समाधान में पारदर्शी और सुलभ डेटा रिपोर्ट के साथ, उसे एक रिपोर्ट तैयार करने में दो मिनट लगते हैं जो उसे अपने व्यवसाय के लिए शुल्क को अनुकूलित करने में मदद करती है। उनका व्यवसाय पहले से कहीं अधिक सुस्त चल रहा है, और उन्हें अपना सप्ताहांत वापस मिल गया है।
• पहले: एक अनुपालन अधिकारी ने अनुपालन के प्रति अपनी फर्म के दृष्टिकोण को “लगातार प्रतिक्रियाशील” बताया क्योंकि टीम के पास किसी राज्य में लाइसेंस आवेदन जमा करने और यह देखने के लिए इंतजार करने के अलावा कोई विकल्प नहीं था कि क्या उनसे महत्वपूर्ण जानकारी छूट गई है।
• बाद: इस व्यवसाय ने अपनी वितरण पाइपलाइन को जोखिम से मुक्त कर दिया है, दो सप्ताह से भी कम समय में 50 राज्यों में डीआरएलपी को निर्बाध रूप से स्थानांतरित करने में सक्षम है, और अब विकास के लिए पूर्वानुमानित, रणनीतिक दृष्टिकोण अपना रहा है। गायब डेटा को अतीत की बात बनाकर, वे चुनिंदा रूप से केवल आवश्यक क्षेत्रों में लाइसेंस के लिए आवेदन कर सकते हैं और फोन कॉल की हड़बड़ाहट के बिना विशिष्ट बिक्री क्षेत्रों में लाइसेंस प्राप्त प्रदाताओं के लिए व्यवसाय को मोड़ सकते हैं।

अलर्ट केवल उन अनुप्रयोगों को चिह्नित करने के लिए सेट किए गए हैं जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है, डेटा के साथ स्वचालित अनुपालन प्रणालियों का उपयोग करने वाली अनुपालन टीमों को अब हर एप्लिकेशन को छूने की आवश्यकता नहीं है। अच्छी स्थिति वाला व्यवसाय अपने आप आगे बढ़ता है, केवल गैर-अच्छी स्थिति वाली कागजी कार्रवाई और व्यावहारिक ध्यान के लिए लाल-झंडी वाले व्यवसाय को छोड़ देता है, और व्यवसाय को उस डेटा में गहराई तक जाने की अनुमति देता है जो मायने रखता है।

लगातार चलते रहने से आपका व्यवसाय धीरे-धीरे खत्म हो रहा है

यदि आप मैन्युअल अनुपालन और निर्माता प्रबंधन की अक्षमताओं के साथ पानी को उबाल रहे हैं, तो हम समझ गए हैं। कभी-कभी आप मुश्किल से अपना सिर सतह से ऊपर रख पाते हैं और जीवित रहना एक उपलब्धि जैसा लगता है।

लेकिन बमुश्किल इसे बना पाना सफलता जैसी नहीं दिखती। जो टीमें सबकुछ ठप हुए बिना छुट्टियां नहीं मना सकतीं, वे ऐसी टीमें नहीं हैं जो अपना सर्वश्रेष्ठ दे सकें। जो टीमें इस समय जो चल रही हैं उसके आधार पर निर्णय ले रही हैं, वे ऐसी टीमें नहीं हैं जो लंबी उम्र की योजना बना रही हैं।

तो, सोचिए कि इस सप्ताह आपके कितने प्रतिशत प्रयास बर्बाद हो गए। क्या यह एक सामान्य सप्ताह था? उस संख्या को 52 से गुणा करें, और इस वर्ष आपके अकुशल अनुपालन की कीमत आपको चुकानी पड़ रही है और हर वर्ष आप नारकीय मैनुअल अनुपालन के सबसे गर्म बर्तन में रह रहे हैं।

लगे रहना बंद करो. यह अनुपालन का समय है, एजेंट जो आपसे जुड़ने के लिए उत्साहित हैं, और व्यावसायिक डेटा जो आपको बढ़त देता है। इसका एजेंटसिंक के लिए समय.