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आप पहले से ही एक कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन क्या आप वास्तव में इसकी सभी क्षमताओं का उपयोग कर रहे हैं? अपने कैलेंडर सॉफ़्टवेयर से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए आपको प्रौद्योगिकी विशेषज्ञ होने की आवश्यकता नहीं है। आपके शेड्यूल को अधिक कुशल और उपयोगी बनाने के कई आसान तरीके हैं। अपने कैलेंडर को आपके लिए बेहतर ढंग से काम करने के लिए अपने फोन या कंप्यूटर पर इन छह हैक्स को आज़माएं।
1. अनुस्मारक सेट करें
निःसंदेह, इससे पहले कि हम आपके कैलेंडर में मौजूद सभी बेहतरीन युक्तियों और तरकीबों पर चर्चा करें, बुनियादी बातों से शुरुआत करना अच्छा होगा। कैलेंडर प्रणाली का उपयोग करने के कुछ और स्पष्ट तरीकों को नज़रअंदाज़ करना या भूलना आसान है। हालाँकि, ये अक्सर उपयोग करने के लिए उपयोगी उपकरण होते हैं – जैसे अनुस्मारक सूचनाएं।
जब आप अपने कैलेंडर ऐप में कोई ईवेंट बनाते हैं, तो आप एक अनुस्मारक बना सकते हैं। यह एक पुश नोटिफिकेशन के रूप में दिखाई देगा, जो ध्वनि उत्पन्न करेगा और आपकी स्क्रीन पर पॉप अप हो जाएगा, चाहे वह कंप्यूटर हो या फोन। इस प्रकार की अधिसूचना यह सुनिश्चित करेगी कि आप किसी आगामी कार्यक्रम या समय सीमा के बारे में नहीं भूलेंगे।
इसके अतिरिक्त, इस अनुस्मारक को कब बंद करना है इसके लिए आपके पास कई विकल्प हैं। यह घटना से पहले पाँच मिनट से लेकर कई घंटों तक कहीं भी हो सकता है। अधिकांश कैलेंडर सॉफ़्टवेयर आपको एक ही ईवेंट के लिए एक से अधिक सूचनाएं देने की सुविधा भी देते हैं। इसका मतलब है कि आप एक घंटे पहले एक अनुस्मारक, फिर 30 मिनट पहले दूसरा अनुस्मारक भेज सकते हैं। यह पहलू बहुत अनुकूलन योग्य है, इसलिए आप अपने आप को उस तरीके से याद दिला सकते हैं जो आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है।
2. रंग-समन्वय
इसका एक कारण है रंग-समन्वय संगठन का एक लोकप्रिय तरीका है. यह बहुत आसान है और किसी भी सिस्टम को अधिक कुशल बना सकता है। यह विशेष रूप से सच है जब बात आपके कैलेंडर की आती है।
आप वास्तव में अपने कैलेंडर को कलर-कोडिंग कैसे करते हैं? चाहे आप कागज़ का उपयोग करें या आभासी, आप कार्यों के प्रकारों को रंग के आधार पर वर्गीकृत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप मीटिंग के लिए नीला, डॉक्टर की नियुक्तियों के लिए हरा और काम की समय सीमा के लिए लाल रंग का उपयोग कर सकते हैं। जब भी आप अपने कैलेंडर में उन श्रेणियों में से किसी एक ईवेंट को जोड़ें, तो उसके रंग का उपयोग करें। लगभग हर कैलेंडर सॉफ़्टवेयर में यह सुविधा होती है, जिसमें चुनने के लिए कई रंग होते हैं।
अपने कैलेंडर को व्यवस्थित करने के लिए रंग योजना का उपयोग करने से घटनाओं और प्राथमिकताओं की पहचान करना आसान हो जाता है। आप किसी विशिष्ट चीज़ को देखने के लिए अपने ईवेंट में सरसरी तौर पर नज़र डाल सकते हैं, उसके रंग की तलाश में भी। कुछ सॉफ़्टवेयर आपको एक समय में एक श्रेणी देखने की सुविधा भी देते हैं, जिससे आपकी खोज और भी तेज़ हो जाती है।
3. अपने कैलेंडर एनालिटिक्स पर नज़र डालें
अपने कैलेंडर को अधिक कुशल बनाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है इसके एआई-जनरेटेड एनालिटिक्स की जाँच करना। शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के लिए यह एक बिल्कुल नई अवधारणा है। कैलेंडर विश्लेषण ये मूलतः इस बात का विवरण हैं कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।
अभी तक प्रत्येक सॉफ़्टवेयर में यह सुविधा उपलब्ध नहीं है, हालाँकि Google कैलेंडर और कैलेंडर यह सुविधा प्रदान करते हैं। कैलेंडर के संस्करण में आपके समय का उपयोगी मूल्यांकन, बैठक वितरण और उन लोगों और स्थानों का विवरण शामिल है जहां आप सबसे अधिक बार आते हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिल सकती है कि आपका अधिकांश समय किस चीज़ में जा रहा है, और आप उसके अनुसार प्रतिक्रिया कर सकते हैं।
आप अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं, इस पर समग्र नज़र डालने का यह सबसे आसान तरीका है। और यदि आप जो देखते हैं वह आपको पसंद नहीं आता है, तो आप अपना शेड्यूल या समय प्रबंधन बदलने के लिए कार्रवाई कर सकते हैं। यदि आप अपने कार्यस्थल पर किसी व्यवसाय या टीम का प्रबंधन करते हैं तो यह विशेष रूप से सहायक होता है।
4. अपना कैलेंडर साझा करें
संभावना यह है कि आप अपनी नौकरी पर अन्य लोगों के साथ काम करते हैं। एक टीम के रूप में और अधिक काम करने के लिए, अपने समय को एक साथ सुव्यवस्थित करना सीखना महत्वपूर्ण है। साप्ताहिक रूप से इतना समय बर्बाद हो जाता है कि शायद आपको एहसास भी नहीं होता। ऐसा अक्सर बहुत अधिक बैठकों या किसी बैठक या परियोजना की योजना बनाने में थोड़ा समय लेने के कारण होता है।
सबसे चुनौतीपूर्ण समूह प्रयासों में से एक ऐसा समय ढूंढना है जब हर कोई मिल सके। टीम के प्रत्येक सदस्य का अपना शेड्यूल और प्राथमिकताएँ होती हैं, जो आसानी से टकरा सकती हैं। हालाँकि, यह वह जगह है जहाँ एक साझा कैलेंडर प्रणाली दिन बचा सकती है।
कुछ कैलेंडर सॉफ़्टवेयर आपको दूसरों को अपने शेड्यूल तक पहुंच प्रदान करने की अनुमति देते हैं ताकि वे देख सकें कि आप कब व्यस्त और खाली हैं। जब आप एक टीम में सभी के कैलेंडर देख सकते हैं, तो आपको उपलब्धता के बारे में पूछने की सदियों पुरानी समस्या का सामना नहीं करना पड़ेगा।
5. टू-डू सूची का उपयोग करें
कार्य सूची बहुत पुरानी लग सकती है, लेकिन यह दक्षता और संगठन का एक आजमाया हुआ तरीका है। एक निर्धारित समयावधि में आपको जो कुछ करने की आवश्यकता है उसे लिखकर, आप अपने सभी कार्यों की कल्पना कर सकते हैं। इस तरह से आपके कुछ भूलने की संभावना कम होती है, साथ ही किसी वस्तु की जाँच करना बहुत फायदेमंद होता है। हालाँकि कागज़ी सूची ठीक काम करती है, आप 21वीं सदी के संस्करण में अपग्रेड कर सकते हैं: Google कैलेंडर के कार्य.
यह सुविधा एक ऑनलाइन कैलेंडर और कार्य सूची को एक में जोड़ती है। समय प्रबंधन प्रणालियों के इन दो पहलुओं को एक ही स्थान पर रखने से आपको अतिरिक्त संगठित रहने में मदद मिलती है। Google कैलेंडर को ऊपर खींचने का मतलब है कि आपको एक ही विंडो में अपने कैलेंडर और कार्यों तक पहुंच प्राप्त होगी।
कैलेंडर के दाईं ओर नीले कार्य आइकन पर क्लिक करके एक कार्य बनाएं। आप अपने आइटम को नाम दे सकते हैं, विवरण जोड़ सकते हैं और देय समय को चिह्नित कर सकते हैं। जब कुछ करने की आवश्यकता हो तो कार्य आपको याद दिला सकते हैं। आप उपयोग में आसानी के लिए प्रोजेक्ट को छोटे टुकड़ों में तोड़कर किसी भी आइटम में उप-कार्य भी जोड़ सकते हैं।
किसी कार्य को जोड़ना आपके कैलेंडर पर एक नियमित घटना की तरह दिखाई देगा, लेकिन उस पर क्लिक करने से उसकी कार्य-जैसी प्रकृति का पता चल जाएगा। इस तरह आप अपने कैलेंडर पर अधिक विस्तृत ईवेंट डाल सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने शेड्यूल पर एक समय सीमा अंकित करना चाहते हैं तो कार्य का उपयोग करना एक अच्छा विकल्प है। इस तरह, आप इसे खोल सकते हैं और प्रोजेक्ट के सभी विवरण इस तरह से देख सकते हैं कि कोई कैलेंडर ईवेंट इसमें कटौती न करे।
6. अपने व्यक्तिगत और कार्य कैलेंडर को सिंक करें
आपने शायद यह मुहावरा सुना होगा, “व्यवसाय को आनंद के साथ न मिलाएं।” या, हो सकता है कि आपको काम पर जाने पर “अपना निजी जीवन घर पर छोड़ देने” की लोकप्रिय सलाह मिली हो। हालाँकि कार्य/जीवन में संतुलन बनाने के लिए ये अच्छी रणनीतियाँ हो सकती हैं, लेकिन अपने कैलेंडरों को मिलाने से भी मदद मिल सकती है।
अपने व्यक्तिगत कैलेंडर को अपने कार्य कैलेंडर के साथ समन्वयित करने का मतलब जीवन के उन दो पहलुओं को जोड़ना नहीं है। इसके बजाय, ऐसा करने से वास्तव में आपको डबल-बुकिंग या व्यक्तिगत समय में काम को खत्म करने से रोकने में मदद मिल सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ही स्थान पर सब कुछ देख सकते हैं, तो आप उस डिनर पार्टी या अपने बच्चे के स्कूल कार्यक्रम का शेड्यूल कर सकते हैं।
भले ही आप काम और अपने निजी जीवन के लिए दो अलग-अलग कैलेंडर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, आप उन्हें सिंक करने में सक्षम हो सकते हैं। Google कैलेंडर, Microsoft Outlook, Apple कैलेंडर और कैलेंडर सभी के पास अन्य शेड्यूलिंग प्रोग्राम के साथ एकीकृत होने के तरीके हैं। आपको फिर कभी दो कैलेंडरों के बीच आगे-पीछे नहीं देखना पड़ेगा!
कुछ खुदाई करो
वहाँ इतने सारे कैलेंडर ऐप्स हैं जिनमें इतनी सारी सुविधाएँ हैं कि उन सभी को सूचीबद्ध करना असंभव है। उत्पादकता और दक्षता को अधिकतम करने के लिए प्रत्येक सॉफ़्टवेयर की अपनी अनूठी विशेषताएं होती हैं। कुछ प्रोग्राम टीमों को ध्यान में रखकर डिज़ाइन किए गए हैं, जैसे माइक्रोसॉफ्ट और गूगल। आप जो भी उपयोग करें, सुनिश्चित करें कि आप अपने शेड्यूल को अधिक कुशल बनाने के लिए उसकी विशेषताओं का अन्वेषण कर रहे हैं। यदि आपका कैलेंडर आपके लिए काम नहीं कर रहा है, तो यह पर्याप्त काम नहीं कर रहा है। अपने सभी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर विकल्पों को देखने और उनसे स्वयं को परिचित करने के लिए कुछ समय निकालें। आप कुछ ही समय में अपनी उत्पादकता और दक्षता बढ़ा देंगे।
विशेष रुप से प्रदर्शित छवि क्रेडिट: फोटो सैमसन कैट द्वारा; Pexels
पोस्ट इन 6 कैलेंडर हैक्स के साथ अपने शेड्यूल को सुव्यवस्थित करें पर पहली बार दिखाई दिया पंचांग.
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