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उद्यमी योगदानकर्ताओं द्वारा व्यक्त की गई राय उनकी अपनी है।
हाल ही में अध्ययन का कहना है कि औसत कर्मचारी को एक सप्ताह में 304 व्यावसायिक ईमेल प्राप्त होते हैं। औसत कर्मचारी एक घंटे में 36 बार अपना ईमेल चेक करता है, और 80% कर्मचारी हर समय अपना इनबॉक्स खुला रखकर काम करते हैं। इसके बाद उन्हें दोबारा फोकस करने में करीब 16 मिनट का समय लगता है।
हम अलग-अलग विचारों, लोगों और व्यवसायों से भरी दुनिया में रहते हैं जो हमारा ध्यान आकर्षित करने की होड़ में हैं। लगभग हर ऐप, वेबसाइट और कंपनी एक ही चीज़ चाहती है: आपका ईमेल पता। इसने हमारे इनबॉक्स को समय-संवेदनशील ईमेल, बहुमूल्य जानकारी और कभी-कभी मज़ेदार लेकिन बेकार संदेशों के बीच युद्ध के मैदान में बदल दिया है।
उद्यमियों के लिए, प्रभावी संचार आपके व्यवसाय की सफलता और आजीविका के लिए महत्वपूर्ण है। बड़ी संख्या में ईमेल प्राप्त होना एक नई सामान्य बात है। प्रत्येक को पढ़ने का प्रयास करना आग की नली से पानी पीने की कोशिश करने जैसा महसूस हो सकता है।
उत्पादकता विशेषज्ञ मर्लिन मान इसे 2006 में देखा गया जब उन्होंने “इनबॉक्स ज़ीरो” शब्द गढ़ा। कुछ लोगों ने गलती से यह सोच लिया है कि यह हर बार जब आप उस विशिष्ट पिंग को सुनते हैं तो अपने ईमेल को लगातार जांचने और पढ़ने की वकालत करते हैं। लेकिन मान के अनुसार, शून्य आपके इनबॉक्स में ईमेल की संख्या को कम करने के बारे में नहीं है, बल्कि की राशि समय आपका मस्तिष्क आपके इनबॉक्स में है।
आइए देखें कि हमारी आधुनिक दुनिया में ईमेल के लगभग निरंतर हमले से उत्पन्न तनाव को कैसे कम किया जाए।
1. एक सिस्टम बनाएं
“इनबॉक्स जीरो” का लक्ष्य उत्पादकता बढ़ाना है। पूरे दिन लगातार ईमेल जांचने और जवाब देने की प्रथा से अधिक घातक उत्पादकता हत्यारे कुछ और हैं।
एक अनुमान के अनुसार 62% सभी ईमेल महत्वहीन हैं. इसलिए, उत्पादकता बढ़ाना आपके द्वारा महत्वहीन चीजों को छांटने में खर्च किए जाने वाले समय को कम करने का मामला है। आप अपने ईमेल कैसे और कब देखते हैं, इसके लिए एक प्रणाली बनाना महत्वपूर्ण है।
आपके द्वारा ईमेल देखने का विशिष्ट समय निर्धारित करें। शायद एक बार सुबह 8 बजे, एक बार फिर दोपहर में और एक बार फिर शाम 4 बजे। आप कुछ संपर्कों को वीआईपी के रूप में भी नामित कर सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि दिन के किसी भी समय आपको उनका महत्वपूर्ण ईमेल पिंग प्राप्त हो।
स्टीफन कोवे के रूप में लिखा“कुंजी आपके शेड्यूल में क्या है उसे प्राथमिकता देना नहीं है, बल्कि अपनी प्राथमिकताओं को निर्धारित करना है।”
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2. प्राथमिकता दें
आपकी प्राथमिकताएँ क्या हैं यह आपसे बेहतर कोई नहीं जानता। औसत कार्यकर्ता खर्च करता है 28% कार्यसप्ताह में ईमेल पढ़ना और उनका उत्तर देना। जब आप निर्दिष्ट समय पर अपने ईमेल पढ़ते हैं, तो उन महत्वपूर्ण ईमेलों पर ध्यान दें जिनके लिए आपकी तत्काल स्वीकृति या साइन-ऑफ की आवश्यकता होती है, और उन भारी ईमेलों पर ध्यान दें जिनके लिए विचारशील इनपुट और विश्लेषण की आवश्यकता होती है। उन पर बाद में और अधिक जानकारी।
लेकिन फिर ईमेल में मीटिंग शेड्यूल करना, प्रचार सामग्री भेजना या बस आपको शामिल करना शामिल है। या तो उन्हें किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाएं, उन्हें अपने सचिव को सौंप दें या बस उन्हें हटा दें। दृढ़ निर्णय लें. जो चीज़ आपका ध्यान आकर्षित करने लायक है और जो चीज़ आपका ध्यान खींच रही है, उसके बीच अंतर करें। उसी तरह, बेकार न्यूज़लेटर्स से सदस्यता समाप्त करने से बहुत फर्क पड़ सकता है।
3. स्थगित करना
“व्यस्त रहना पर्याप्त नहीं है; चींटियाँ भी व्यस्त हैं” कहते हैं हेनरी डेविड थॉरो। “सवाल यह है: हम किसमें व्यस्त हैं?”
प्रभावी संचार उत्पादकता को बढ़ाता है। जब ईमेल में आपका समय बर्बाद हो, तो सुनिश्चित करें कि यह इसके लायक है।
जैसा कि हम पहले ही स्थापित कर चुके हैं, अधिकांश ईमेल आपके समय के लायक नहीं हैं। कुछ महत्वपूर्ण हैं लेकिन उन्हें आपका अधिक समय लेने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन कुछ ऐसे भी हैं जो मांग करते हैं और आपका ध्यान आकर्षित करने लायक हैं। आप आमतौर पर बता सकते हैं कि आपको यह कब प्राप्त होगा। उस डूबती हुई भावना को पूरे दिन अपनी सोच पर हावी होने देने की बजाय, उन्हें अपने सबसे महत्वपूर्ण ईमेल के लिए एक निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएँ। उन्हें तब उत्तर दें जब आप वह मानसिक बैंडविड्थ समर्पित कर सकें जो वे चाहते हैं और जिसके वे हकदार हैं।
और याद रखें ड्वाइट डी. आइजनहावर ने क्या कहा था कहा“जो महत्वपूर्ण है वह शायद ही कभी अत्यावश्यक होता है, और जो अत्यावश्यक है वह शायद ही कभी महत्वपूर्ण होता है।”
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4. अपशिष्ट को खत्म करें
मैं पहले ही इसका उल्लेख कर चुका हूं, लेकिन यहां यह स्पष्ट रूप से है: कई समाचार पत्र और सदस्यताएं समय की बर्बादी हैं। शुरुआत में इसे हासिल करने में थोड़ा समय लगेगा, लेकिन अपने इनबॉक्स को देखना और बेकार न्यूज़लेटर्स से सदस्यता समाप्त करना आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने में काफी मदद करेगा।
यह सुनिश्चित करने का एक उपयोगी तरीका कि आपका महत्वपूर्ण मेलबॉक्स साफ़ रहे, एक स्पैम ईमेल पता बनाना होगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपके सभी साइन-अप ईमेल एक महत्वहीन ईमेल पते पर पुनर्निर्देशित हो जाएं। एक अनुमान के अनुसार 245 अरब ईमेल हर दिन भेजा जाता है. सुनिश्चित करें कि आपको केवल महत्वपूर्ण कार्य ही निपटाने हैं।
5. लचीले बनें
“इनबॉक्स ज़ीरो” उत्पादकता बढ़ाने के लिए मानसिक अव्यवस्था और तनाव को कम करने के बारे में है। लेकिन केवल आप ही जानते हैं कि आपके व्यवसाय के संबंध में इष्टतम उत्पादकता कैसी दिखती है। यदि अव्यवस्था को दूर करने की कोशिश उत्पादकता को बर्बाद करने वाली बन जाती है, तो यह पैक किए गए मेलबॉक्स जितना ही बुरा है।
छोटी-छोटी बातों पर ध्यान न दें। इसके बजाय, अच्छी आदतें बनाएँ जो आपको लचीला बनने में मदद करें। अपना स्वयं का शेड्यूल, लेबल का सेट, प्रत्यायोजन और विलोपन के मानदंड और इनबॉक्स प्रबंधन प्रणाली बनाएं जो आपको उत्पादकता पर ध्यान केंद्रित करने, दबाव और तात्कालिकता की झूठी भावना को खत्म करने की अनुमति देता है। अपने और अपने व्यवसाय के लिए लक्ष्य निर्धारित करें।
इन पांच युक्तियों का पालन करें, और आप सबसे उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने, व्यवस्थित रहने और अपने मेल को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने की राह पर होंगे। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने मस्तिष्क को अपने इनबॉक्स में रहने के समय को कम कर देंगे ताकि वह अन्य, अधिक महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान दे सके।
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