क्या वर्चुअल सपोर्ट प्रदाता के साथ साझेदारी करना आपकी फर्म के लिए सही है?

बढ़ती सलाहकार कंपनियां वर्चुअल सपोर्ट प्रदाता या आउटसोर्स प्रशासनिक भागीदार की सेवाओं का उपयोग करके अपनी क्षमता का विस्तार कर सकती हैं, कौशल की कमी को पूरा कर सकती हैं और अपने व्यवसाय को बढ़ा सकती हैं। वर्चुअल प्रशासक और पैराप्लानर समय पर राहत प्रदान कर सकते हैं और सलाहकारों को इस बात पर ध्यान केंद्रित करने के लिए मुक्त कर सकते हैं कि वे सबसे अच्छा क्या करते हैं: ग्राहक संबंधों का निर्माण और गहरा करना। क्या ऐसी व्यवस्था आपकी फर्म के लिए सार्थक होगी? यहां, मेरे सहयोगी केसी ऑलसेन और मैं आपको आभासी सहायता प्रदाताओं द्वारा प्रदान की जाने वाली जिम्मेदारियों के बारे में बताते हैं, साथ ही यह भी बताते हैं कि एक भागीदार में क्या देखना है और साझेदारी को कैसे प्रबंधित करना है।

वर्चुअल सहायता प्रदाता सलाहकार फर्मों के लिए क्या करते हैं?

वित्तीय सलाहकारों और उनके ग्राहकों का समर्थन करने के लिए पूरी तरह से प्रशिक्षित और अनुभवी, आभासी या आउटसोर्स विशेषज्ञों को एक सलाहकार फर्म के साथ जोड़ा जाता है। यह पूर्णकालिक कर्मचारियों को काम पर रखने और शामिल करने का एक लागत प्रभावी विकल्प है। बदले में, आप अपनी फर्म की क्षमताओं और कौशल सेटों को मापने में सक्षम होंगे। विकास मोड में एक फर्म के लिए जो अधिक कर्मचारियों के लिए प्रतिबद्ध नहीं है, इसका मतलब है कि उसे ऑनबोर्डिंग, प्रशिक्षण और प्रमाणन में शामिल वेतन, लाभ और संसाधनों की लागत नहीं उठानी होगी।

उन विभिन्न भूमिकाओं पर विचार करें जिन तक आपकी पहुंच हो सकती है:

आभासी व्यवस्थापक. ये व्यक्ति प्रति सप्ताह एक निश्चित समय (उदाहरण के लिए, 8-24 घंटे) के लिए आपकी फर्म के लिए समर्पित होते हैं। वे सहजता से आपकी टीम के सदस्य बन जाते हैं, आपके स्टाफ के साथ काम करते हैं और उपयुक्त होने पर ग्राहकों के साथ बातचीत करते हैं।

जिम्मेदारियाँ अलग-अलग होती हैं और इसमें कॉल करना और ईमेल भेजना, मीटिंग शेड्यूल करना, कागजी कार्रवाई तैयार करना, नए खाते खोलना, क्लाइंट नोट्स दर्ज करना और बिलिंग, सीआरएम समर्थन और डेटा प्रविष्टि में मदद करना शामिल हो सकता है। वर्चुअल एडमिन आपके सिस्टम का उपयोग करेगा ताकि बाहरी इंटरैक्शन ऐसा प्रतीत हो जैसे कि वे आपकी टीम के एक अन्य सदस्य हैं।

कॉमनवेल्थ ने हाल ही में हमारे संबद्ध सलाहकारों के लिए कई वर्चुअल एडमिन-शैली कार्यक्रम विकसित किए हैं। हमारे वीए क्लासिक कार्यक्रम में, एक समर्पित संचालन पेशेवर छह महीने या उससे अधिक समय के लिए अपनी फर्म के साथ अंशकालिक काम करता है। एक नया विकल्प, वीए ऑनडिमांड, परिचालन पेशेवरों की एक एकत्रित टीम के साथ सलाहकारों को किसी अप्रत्याशित घटना या समय की कमी से निपटने की सुविधा प्रदान करता है।

आभासी पैराप्लानर। वर्चुअल एडमिन के समान इस अर्थ में कि वे एक फर्म की टीम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बन जाते हैं, वर्चुअल पैराप्लानर्स की विशिष्ट जिम्मेदारियां होती हैं। वे फर्म की वित्तीय नियोजन क्षमता और एक सलाहकार द्वारा संभाले जा सकने वाले ग्राहकों की संख्या का विस्तार करते हुए वित्तीय योजनाएँ तैयार करने में सलाहकार की सहायता करते हैं।

ये योजनाकार अत्यधिक प्रशिक्षित और प्रमाणित हैं और जानते हैं कि एक अनुकूलित, व्यापक योजना विकसित करने के लिए विभिन्न प्रकार के नियोजन सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे किया जाए जिसमें सलाहकार की योजना प्रक्रिया और मॉडलिंग प्राथमिकताएं शामिल हों।

ट्रूनॉर्थ वेल्थ मैनेजमेंट के संस्थापक डेनेट लोव, सीएफपी® ने ग्राहकों के साथ बिताने के लिए अधिक समय प्राप्त करने के लिए कॉमनवेल्थ के वर्चुअल पैराप्लानिंग प्रोग्राम (वीपीपी) का उपयोग किया है। “अब तक उन्होंने जो पांच योजनाएं बनाई हैं, उनमें से हर एक अतिरिक्त सेवाओं की तलाश करने वाले ग्राहकों के रूप में परिणत हुई है, जैसे दीर्घकालिक देखभाल के साथ जीवन बीमा। मैं पैराप्लानर्स की उनके शानदार काम के लिए पर्याप्त सराहना नहीं कर सकता,” लोव ने कहा। “उनकी विशेषज्ञता ने न केवल मेरा समय बचाया है बल्कि मेरे द्वारा अपने ग्राहकों को प्रदान किए जाने वाले मूल्य को भी बढ़ाया है।”

क्या वर्चुअल सेवा प्रदाता के साथ साझेदारी करना आपके लिए सही है?

यदि आपने किसी वर्चुअल टीम को आउटसोर्सिंग पर विचार किया है, तो उत्तर इस बात पर निर्भर हो सकता है कि आप अल्पकालिक या दीर्घकालिक स्टाफिंग समस्या का सामना कर रहे हैं या नहीं।

• यदि आपकी टीम कमज़ोर है, निरंतरता की घटना का अनुभव कर रही है, या क्षमता निर्माण की आवश्यकता है, तो एक आभासी साझेदारी महत्वपूर्ण समय पर सहायता प्रदान कर सकती है। आप अब से छह महीने से एक साल बाद इस रणनीति पर दोबारा गौर कर सकते हैं।

• यदि आपको किसी स्टाफ सदस्य से कुछ प्रशासनिक कार्य हटाकर उन्हें नई जिम्मेदारियाँ देने या उनकी भूमिका का विस्तार करने का अवसर मिलता है, तो आभासी व्यवस्थापक उन्हें नई चीज़ों को आज़माने के लिए आवश्यक विश्राम कक्ष प्रदान कर सकते हैं।

• यदि आप नए नियोजन सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम में कनवर्ट करना चाहते हैं, तो एक वर्चुअल प्लानर इन्हें आपको या टीम से परिचित करा सकता है।

• यदि आपकी कंपनी बंद हो रही है, तो आभासी व्यवस्थापक आपकी पुस्तकों को व्यवस्थित कर सकते हैं।

• यदि आपकी कंपनी एक ऐसे तकनीकी प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करती है जो आमतौर पर वर्चुअल सेवा प्रदाताओं द्वारा समर्थित नहीं है, तो आप पा सकते हैं कि आउटसोर्सिंग की तुलना में एक पूर्णकालिक कर्मचारी लाना बेहतर विकल्प है।

वर्चुअल सपोर्ट प्रदाता में क्या देखना है

प्रत्येक फर्म के कार्य का दायरा अलग-अलग होगा, साथ ही वर्चुअल प्रदाता की क्षमताएं भी अलग-अलग होंगी। अपना शोध करते समय इन कारकों को ध्यान में रखना याद रखें:

उद्योग केंद्रित. एक आभासी व्यवस्थापक जो सलाहकारों के काम में विशेषज्ञ नहीं है, उसे महत्वपूर्ण प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी। इसलिए, जिन विशेषज्ञों को आप ला रहे हैं उनके प्रशिक्षण और प्रमाणन के बारे में पूछताछ करें। उदाहरण के लिए, कॉमनवेल्थ वर्चुअल एडमिन आठ सप्ताह का इमर्सिव ट्रेनिंग प्रोग्राम पूरा करते हैं। कॉमनवेल्थ का उपयोग करने वाले कॉगहिल इन्वेस्टमेंट स्ट्रैटेजीज़ के अध्यक्ष और सीईओ कैरी कॉगहिल, सीएफपी®, एआईएफ®, ने कहा, “प्रशिक्षण प्रदान न करने की आसानी के साथ-साथ अंशकालिक सहायता तक पहुंच, हमारे व्यवसाय को बढ़ाने की हमारी क्षमता पर महत्वपूर्ण प्रभाव डालती है।” वीए क्लासिक कार्यक्रम।

विश्वसनीयता और अनुभव. यह व्यक्तिगत या आभासी टीम कितनी सहजता से आपका हिस्सा बन सकती है? ऑनबोर्डिंग समयसीमा के बारे में पूछताछ करें और वर्चुअल एडमिन या पैराप्लानर आपकी फर्म की मदद करने के लिए कैसे तैयारी करते हैं। उदाहरण के लिए, पैराप्लानर्स के पास क्या प्रमाणपत्र हैं (जैसे, CFP®, CPWA®, और ChFC® पदनाम)?

अनुकूलन. आपकी फर्म की ओर से काम करने वाले किसी भी व्यक्ति को आपके व्यवसाय करने के तरीके के साथ तालमेल बिठाना चाहिए। उदाहरण के लिए, इसमें क्लाइंट फ़ोन कॉल में आपके ब्रांड का प्रतिनिधित्व करना या पैराप्लानर के लिए, आपकी फर्म की रणनीतियों और प्रत्येक ग्राहक की परिस्थितियों के आधार पर सिफारिशों को समायोजित करना शामिल हो सकता है।

अनुपालन और सुरक्षा. आप यह पुष्टि करना चाहेंगे कि आपका सेवा प्रदाता पृष्ठभूमि जांच सहित आपकी फर्म के समान प्रोटोकॉल का पालन करता है। उनका रोजगार आपके सेवा प्रदाता के साथ कैसे काम करता है (उदाहरण के लिए, कॉमनवेल्थ के वर्चुअल एडमिन और पैराप्लानर पूर्णकालिक, सत्यापित फर्म कर्मचारी हैं)?

स्थिरता। क्या विशेषज्ञ आपकी फर्म के साथ एक निश्चित समय तक रहेंगे, या क्या आपको अक्सर अलग-अलग लोगों को अपनी फर्म के तरीकों में तेजी लाने के लिए प्रेरित करना होगा? आदर्श रूप से, उनका कार्यकाल काफी लंबा (कम से कम छह महीने) होगा ताकि वे आपकी फर्म की अनूठी प्रक्रियाओं को समझ सकें और आपके, आपके ग्राहकों और आपके कर्मचारियों के साथ विश्वास विकसित कर सकें।

निष्पादन प्रबंधन। सेवा प्रदाता को अपने कर्मचारियों का प्रबंधन संभालना चाहिए, जिससे आपका कंपनी का समय बचेगा। आप यह समझना चाहेंगे कि आपका प्रदाता इस भूमिका को किस हद तक निभाएगा, क्योंकि आप नहीं चाहते कि साझेदारी आपके लिए अधिक काम की ओर ले जाए। पेरिस इंटरनेशनल के एआईएफ®, सीपीएफए®, माइकल पेरिस ने कहा, “वीए टीम अतिरिक्त हाथों के रूप में काम करती है, जो हमें एचआर या मनोबल संबंधी चिंताओं का बोझ डाले बिना आवश्यक सहायता प्रदान करती है।” “इसके अलावा, उनका बैकअप सिस्टम अस्थायी रूप से अनुपलब्ध होने पर भी निर्बाध संचालन सुनिश्चित करता है।”

वर्चुअल सपोर्ट टीमों को शामिल करना और प्रबंधित करना

जबकि सेवा प्रदाता आदर्श रूप से आपकी वर्चुअल सपोर्ट टीम के मानव संसाधन और प्रदर्शन पक्ष को संभालेंगे, आपको उन्हें अपनी फर्म और आप कैसे काम करते हैं, यह समझने में मदद करने के लिए कुछ समय बिताने की आवश्यकता होगी। आप अपने व्यवसाय को समझाने के लिए तैयार रहना चाहेंगे, जिसमें यह भी शामिल होगा कि आपको क्या करने की आवश्यकता है और क्यों। आप बातचीत के बिंदुओं की एक सूची पेश कर सकते हैं ताकि वे आपके ब्रांड को जान सकें, क्योंकि वे आपकी फर्म का प्रतिनिधित्व करेंगे। आप नियमित चेक-इन के लिए भी समय निकालना चाहेंगे।

समय की बचत और फर्म की सफलता में सहायता

बाहरी समर्थन लाने पर विचार करने से यह समझ में आता है कि क्या यह व्यवस्था आपके संचालन को अधिक कुशल बना सकती है या व्यवसाय को बढ़ाने में मदद कर सकती है। वर्चुअल सपोर्ट प्रदाता के साथ साझेदारी करना कार्यभार को कम करने, अंतर को भरने, ग्राहक सेवा में सुधार करने, किसी विशेष विशेषज्ञता तक पहुंच प्राप्त करने या क्षमता का विस्तार करने के लिए उपयोगी हो सकता है।

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