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उद्यमी योगदानकर्ताओं द्वारा व्यक्त की गई राय उनकी अपनी है।
यदि आपके पास कोई आभासी या कार्यकारी सहायक नहीं है, तो संभवतः आप एक हैं।
बॉस के रूप में, आप जानते हैं कि उच्च-प्रभाव वाली पहलों पर ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है जो अधिक मूल्य प्रदान करती हैं। आप संभवतः प्रशासनिक कार्यों को पूरा करने में सहायता के लिए उत्पादकता उपकरणों के एक सूट का उपयोग करते हैं। और अच्छी तरह से अनुकूलित उपकरणों के साथ, आप बहुत कुछ कर सकते हैं।
लेकिन यहां विडंबना यह है: आपकी दिन-प्रतिदिन की उत्पादकता की आदतें आपको उन चीजों तक पहुंचने से रोक सकती हैं जो आपके समय का उच्चतम और सर्वोत्तम उपयोग हैं। जो मायने रखता है उसे पूरा किए बिना आप उत्पादक महसूस कर सकते हैं।
जब तेजी से एक कार्य से दूसरे कार्य की ओर बढ़ते हैं, तो जो सबसे महत्वपूर्ण होता है वह बिना ध्यान दिए फोकस से बाहर हो जाता है। व्यस्त रहना उत्पादक होने के बराबर नहीं है। मैं देखता हूं कि उद्यमी हर समय यह गलती करते हैं।
कई संकेत आपको बताते हैं कि आप ख़तरे की ओर बढ़ रहे हैं, और यहां कुछ सबसे आम संकेत हैं जो मैंने देखे हैं। यदि आप निम्नलिखित में से किसी के लिए हां में सिर हिलाते हैं, तो आपको एक कार्यकारी या आभासी सहायक की आवश्यकता हो सकती है।
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1. आपका इनबॉक्स भर गया है
आप पूरे दिन ईमेल भेजते रहते हैं लेकिन कभी भी अपने इनबॉक्स का निचला भाग नहीं देखते हैं। परिणामस्वरूप, आपकी कार्यों की सूची भी हर दिन छोटी नहीं बल्कि लंबी होती जाती है। यहां तक कि संगठनात्मक उपकरण उन लोगों को चिह्नित करते हैं जिनका आप जवाब देना चाहते हैं, आवश्यक ईमेल नियमित रूप से फिसल जाते हैं। और यदि आप ईमानदार हैं, तो आपकी कार्य सूची में कई कार्य आइटमों को नज़रअंदाज़ कर दिया जाता है या नजरअंदाज कर दिया जाता है।
2. आप शेड्यूलिंग के साथ संघर्ष करते हैं
क्या आप स्वयं डबल-बुकिंग कर रहे हैं? क्या काम आपके निजी समय में बर्बाद हो रहा है? ये कुछ सबसे बड़े लाल झंडे हैं जिन पर आपके कैलेंडर को ध्यान देने की आवश्यकता है। और यदि आप यात्रा करते हैं, तो आप उड़ानें, होटल, स्थानान्तरण, बैठकें और यात्रा कार्यक्रम बुक करने में समय व्यतीत करते हैं। हो सकता है कि आप इन कार्यों को कोई बड़ी बात न मानें, लेकिन बारीकी से देखें, और आप देखेंगे कि यदि एक चीज़ बदलती है – कुछ हमेशा बदलता रहता है – तो आप अधिक बुकिंग समायोजनों के कैस्केड प्रभाव से निपटने में फंस जाते हैं।
3. आपके प्रमुख साझेदार या व्यावसायिक रिश्ते प्यार महसूस नहीं कर रहे हैं
यदि आप रोजमर्रा के कार्यों में उलझे हुए हैं तो आप पेशेवर रिश्ते कायम नहीं रख पा रहे हैं। और यदि आपके सहकर्मी आपके लिए दिमाग में शीर्ष पर नहीं हैं, तो यह संभव नहीं है कि आप उनके लिए दिमाग में शीर्ष पर हों। इस गतिशीलता से आपको क्या कीमत चुकानी पड़ रही है? जब लोग यह सुनते हैं कि आपकी कंपनी काम के लिए बिल्कुल उपयुक्त होगी, तो वे आपको बताने के बारे में नहीं सोचते हैं, इसलिए अवसर कहीं और चला जाता है।
4. आप वास्तव में एक परियोजना प्रबंधक हैं
तो, नया प्रोजेक्ट आपका शानदार विचार था। आप इसमें 100% निवेशित हैं। लेकिन जब आप इसे प्रबंधित करने के लिए साइन इन करते हैं, तो आप सप्ताह के कई घंटों तक अपनी प्रतिभा के क्षेत्र से बाहर रहते हैं। और यदि परियोजना महीनों लंबी है, तो गलत फोकस के मिश्रित प्रभाव को दूर करना कठिन हो सकता है।
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5. आप मार्केटिंग सहायक बन रहे हैं
कंपनी के प्राथमिक चेहरे और आवाज के रूप में, आप अपने संदेश की परवाह करते हैं। स्लाइड डेक और सोशल मीडिया पोस्ट बनाना और वेबसाइट अपडेट की चालू सूची बनाए रखना कोई बड़ी बात नहीं है। जब जोखिम बहुत बड़ा हो और जो संप्रेषित करना है वह बारीक और पेचीदा हो तो जनता के सामने काम सौंपने की जहमत क्यों उठाई जाए? क्योंकि आप मांग को पूरा करने के लिए सप्ताह में कई घंटे प्राथमिक विपणन सहायक बनते हैं।
6. आपका व्यय प्रबंधन बेकार है
अपने खातों की प्राप्य और देय राशि की स्थिति की जाँच करें। क्या देर से आने वाले चालान और छूटे हुए बिल भुगतान एक बार-बार आने वाली समस्या बन रहे हैं? यह एक तनावपूर्ण स्थिति है जो मानक संचालन प्रक्रिया बन गई है। तनाव आपके व्यवसाय के सभी पहलुओं पर दिखाई देगा। मैंने यह भी देखा है कि कई अधिकारी आदतन खर्च पर नज़र रखना बंद कर देते हैं। बहुत से लोग कभी भी व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत नहीं करते हैं, जो मुझे आश्चर्यचकित कर देता है!
कार्यकारी या आभासी सहायक अधिकांश लोगों की अपेक्षा कहीं अधिक विविध कार्य करते हैं। कई लोग सीईओ के लिए समय खाली करने के अलावा और भी बहुत कुछ करते हैं। कुशल सहायक आपकी क्षमता में उल्लेखनीय रूप से वृद्धि कर सकते हैं और किसी भी व्यक्ति को, जिसके पास अधिक मात्रा में दोहराने योग्य या प्रशासनिक कार्य हैं, अपना समय बेहतर ढंग से निवेश करने की अनुमति दे सकते हैं।
ईमेल, कैलेंडर, यात्रा और व्यय रिपोर्ट के शीर्ष पर रहने के अलावा, सहायक अक्सर सोशल मीडिया कैलेंडर का प्रबंधन करते हैं, नौकरी के उम्मीदवारों को स्रोत बनाते हैं, ऑनबोर्डिंग सामग्री बनाते हैं, वित्तीय रिपोर्ट तैयार करते हैं और चालान, प्राप्य खातों और बहीखाता पद्धति को संभालते हैं। उनके विविध कार्य न केवल कार्यकारी उत्पादन में बल्कि विपणन, मानव संसाधन और वित्त टीमों के उत्पादन में भी सुधार करते हैं।
अब, सावधानी का एक शब्द: वर्षों के अनुभव, आपकी आवश्यक योग्यताओं और आपकी कार्यशैली से मेल खाने वाली कार्यशैली वाले एक कार्यकारी सहायक को काम पर रखने के लिए समय और अनुशासन की आवश्यकता होती है। एक बार जब आपको कोई मिल जाए, तो आपको उसे ठीक से शामिल करना होगा, भले ही वह एकदम सही हो।
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यदि आप तब तक इंतजार करते हैं जब तक आप किसी को लाने के लिए बेताब नहीं हो जाते, तो ऑनबोर्डिंग के लिए आवश्यक ध्यान को कम करना आसान है क्योंकि आप इसे सही तरीके से करने के लिए बस “बहुत व्यस्त” हैं। यद्यपि सही सहायक आपके काम करने के तरीके को गतिशील रूप से बदल सकता है (अच्छे के लिए!), यदि आपके पास समय निकालने का कोई तरीका नहीं है या यदि आपका काम अत्यधिक तकनीकी है, तो एक आभासी या कार्यकारी सहायक एक ऐसा खर्च हो सकता है जिसे आपको वहन करने की आवश्यकता नहीं है। .
फिर भी, यदि छह चेतावनी संकेतों में से कोई भी परिचित है, तो छलांग लगाने और काम पर रखने पर विचार करें। और जब तक आप अपने कार्यभार को कम करके या लंबे समय तक काम करके क्षमता की समस्या को सस्ते में हल नहीं कर सकते – यह ज्यादातर लोगों के लिए एक स्थायी समाधान नहीं है – मेरा सुझाव है कि आप पैसे को काम पर न रखने का कारण न बनने दें। जैसा कि मेरे एक ग्राहक का कहना है, “मेरे पास यह सुनिश्चित करने के लिए एक कार्यकारी सहायक है कि मैं उन चीजों में निवेश कर रहा हूं जो मेरे समय का उच्चतम, सर्वोत्तम उपयोग हैं।”
यदि आप बॉस के रूप में हैं, तो अपने आप पर एक उपकार करें। सुनिश्चित करें कि आप प्रतिदिन जो करते हैं वह आपके दिल के करीब और प्रिय है। एक कार्यकारी सहायक में निवेश करें, और आप पाएंगे कि आप जितना अधिक प्रभावी ढंग से काम करेंगे, उतना अधिक आप अपने व्यवसाय – और जीवन के पहलुओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं! – वह गिनती.
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