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दुनिया पहले से कहीं अधिक व्यस्त है – हलचल ही खेल का नाम है – और इन सबके साथ बने रहना कठिन हो सकता है। मदद के लिए, अधिकांश लोग किसी न किसी रूप में कैलेंडर का उपयोग करते हैं; दरअसल, कई लोगों के पास कई कैलेंडर होते हैं। एक बड़े डेस्क प्लानर से लेकर सुंदर डिज़ाइन तक जिन्हें आप अपनी दीवार पर लटका सकते हैं, कैलेंडर आपको ट्रैक पर रखने में मदद करते हैं।
केवल पिछले दशक में ही अधिक से अधिक लोग डिजिटल कैलेंडर का उपयोग करने लगे हैं, जो आपके निजी सहायक की तरह कार्य कर सकता है। फिर भी, डिजिटल कैलेंडर की कई विशेषताएं कम उपयोग की जाती हैं, जबकि उनका उपयोग नाटकीय रूप से आपके कार्यदिवस और यहां तक कि आपके जीवन को भी बदल सकता है।
1. समन्वयन
यदि आप कैलेंडर, Google कैलेंडर, या Microsoft Outlook जैसे डिजिटल कैलेंडर का उपयोग कर रहे हैं, तो संभवतः आपके पास अपने जीवन के विभिन्न क्षेत्रों के लिए कई संस्करण स्थापित हैं। सबसे स्पष्ट हैं पारिवारिक, व्यक्तिगत और कार्य। आपको अपने बच्चे का फ़ुटबॉल खेल, अपनी दोपहर की योग कक्षा और दोपहर के भोजन के बाद की वह बड़ी बैठक याद रखनी होगी। यह सब बहुत अच्छा है जब तक कि आपके सभी कैलेंडर समन्वयित न हों।
अपने विभिन्न कैलेंडरों को समन्वयित करने से यह सुनिश्चित होगा कि आप अपने आप को जरूरत से ज्यादा नहीं बढ़ाएंगे। यह किसी अन्य व्यक्ति को आपके कैलेंडर में आइटम जोड़ने की भी अनुमति देगा – आपका सहायक, आपका जीवनसाथी, या टीम का कोई सदस्य – ताकि आप डबल-बुकिंग से बच सकें। आप अपने कैलेंडर को एक ही एप्लिकेशन के भीतर या अपने डिवाइस पर सिंक कर सकते हैं। इसलिए, यदि आपके पास काम के लिए Google कैलेंडर है लेकिन आप अपने परिवार के लिए Microsoft Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप उन्हें एक ही पृष्ठ पर प्राप्त कर सकते हैं। आपके कैलेंडर को समन्वयित करने के लिए एक की आवश्यकता होती है चरण-दर-चरण प्रक्रियालेकिन एक बार जब आप इसे कर लेंगे, तो आपका जीवन संभवतः अधिक सुव्यवस्थित महसूस होगा।
2. अनुस्मारक और अलर्ट
वे दिन गए जब आप बस अपने प्लानर में कुछ शेड्यूल कर सकते थे और भरोसा कर सकते थे कि आप इसे याद रखेंगे। हो सकता है कि आप अपने दिन की पहले ही समीक्षा कर लें और उसे अपनी स्मृति में कैद कर लें। नहीं – अब आपके पास एक ही दिन में दर्जनों कार्य हैं, और उनमें से एक भी चूकना विनाशकारी हो सकता है। हर किसी ने ऐसा किया है. आप नाटक में अपने बच्चे के प्रदर्शन से चूक गए क्योंकि आप एक मीटिंग में फंस गए थे। आपको अपनी मीटिंग में देर हो गई क्योंकि आपका फोकस समय लंबा हो गया।
ऐसा होता है, लेकिन ऐसा होना ज़रूरी नहीं है। इन सामान्य गड़बड़ियों और गलतियों से बचने के लिए अपने कैलेंडर पर अपने लिए अनुस्मारक सेट करें। आप एक दिन पहले, एक घंटा पहले और 10 मिनट पहले खुद को सचेत कर सकते हैं। तीनों क्यों नहीं करते? जीवन और काम में आवश्यक चीज़ों को भूलने का मतलब यह नहीं है कि आपको परवाह नहीं है; इसका सीधा सा मतलब है कि आप तैयार नहीं हैं। अनुस्मारक और अलर्ट सेट करें और लक्ष्य रखें कि जीवन का कोई अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा कभी न चूकें।
3. साझा करना
यदि आप किसी टीम में हैं, तो आपको अपना कैलेंडर साझा करना चाहिए। अधिकांश लोग अनेक टीमों में हैं. इसके बारे में सोचें – आपके पास अपना परिवार, कर्मचारी, सहकर्मी, दोस्त और शायद विस्तारित परिवार भी है। ये सभी छोटे समूह टीमें बनाते हैं, और संभवतः आपके पास एक साथ प्रदर्शन करने और भाग लेने के लिए कार्य, सभाएं और बैठकें होंगी। एक मजबूत, एकजुट टीम के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है सभी को एक ही मंच पर लाना।
आप सामाजिक मेलजोल नहीं रखना चाहते और अपने किसी मित्र को आमंत्रित करना नहीं भूलते। इसी तरह, आप सभी को बेंचमार्क और समय सीमा के बारे में जागरूक किए बिना किसी प्रोजेक्ट का प्रभावी ढंग से नेतृत्व नहीं कर सकते। कैलेंडर साझाकरण सभी को इस बात पर नज़र रखने के लिए आदर्श है कि क्या हो रहा है। टीम में हर कोई आइटम जोड़ सकता है, और उन्हें जोड़े जाने पर सभी को अलर्ट मिलेगा। फिर, यदि आपने अपने कैलेंडर समन्वयित कर लिए हैं, तो आप सुनिश्चित होंगे कि आप स्वयं को ओवरबुक न करें – यह एक जीत/जीत है।
4. बैठकों के लिए विवरण
हालाँकि कई टीमों की बैठकें कैलेंडर पर निर्धारित होती हैं, लेकिन सभी टीमें विवरण नहीं जोड़ती हैं। आपने संभवतः चुटकुले और व्यंग्यात्मक टिप्पणियाँ सुनी होंगी कि कैसे “यह बैठक एक ईमेल हो सकती थी।” अधिकांश लोग बेकार की बैठकों या यह महसूस करना पसंद नहीं करते कि उनका समय बर्बाद हो गया है। उन्हें खुद को अंधा महसूस करना भी पसंद नहीं है।
अपनी टीम को एकजुट करने और आगामी बैठक के बारे में उत्साहित करने में मदद के लिए विस्तृत नोट्स शामिल करें। ठीक वैसे ही जैसे जब आप स्कूल में थे, तो शिक्षक अक्सर आपको पहले से बता देते थे कि क्या होने वाला है। आपके पास करने के लिए पढ़ना, समीक्षा के लिए नोट्स आदि थे। जब आप किसी आगामी मीटिंग के लिए कैलेंडर में पर्याप्त नोट्स शामिल करते हैं, तो आप अपनी टीम को यह अग्रिम सूचना देते हैं। वे सत्र में केंद्रित, तैयार और संलग्न होकर आ सकते हैं।
5. मीटिंग रूम बुक करना
याद रखें, लोग पहले से कहीं अधिक व्यस्त हैं। इसलिए, जब भी आपको दूसरों का नेतृत्व करने या उनके लिए कुछ भी शेड्यूल करने का काम सौंपा जाए, तो उनके लिए इसे जितना संभव हो उतना आसान बनाएं। किसी मीटिंग में शामिल होने का सबसे अजीब हिस्सा सबसे पहले वहां पहुंचने की कोशिश करना है। फिर से, स्कूल संदर्भ पर वापस आते हैं, आप पहली बार कैंपस में आए हैं, ऐसी कक्षा ढूंढने के लिए दौड़ना जिसे आपने कभी नहीं देखा हो, निराशाजनक है। आप तनावग्रस्त और व्याकुल हो जाते हैं।
यही चिंता तब होती है जब स्टाफ सदस्य किसी मीटिंग में जाने की कोशिश कर रहे होते हैं – चाहे वह वर्चुअल हो या व्यक्तिगत रूप से। यदि आप वर्चुअल मीटिंग शेड्यूल कर रहे हैं, तो कैलेंडर इवेंट में ज़ूम या Google टीम लिंक शामिल करें। यदि आप किसी भौतिक स्थान पर एकत्रित हो रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि स्थान के सभी विवरण कार्यक्रम में शामिल हैं। और, निःसंदेह, सुनिश्चित करें कि आप हैं एक पेशेवर की तरह बुकिंग सुविधाएं. आपकी टीम इसके लिए आपको धन्यवाद देगी.
6. कार्यालय से बाहर
पूर्ण जीवन जीने वालों के लिए सबसे बड़ी सुविधाओं में से एक “कार्यालय से बाहर” विकल्प है। यदि आप अभी तक इस सुविधा का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो संभवतः आपको अपने कैलेंडर में जाना होगा और चीज़ों को अलग-अलग चिह्नित करना होगा। आपने प्रत्येक मीटिंग रद्द कर दी है, प्रत्येक अपॉइंटमेंट को पुनर्निर्धारित कर दिया है, और अपनी माफ़ी भेज दी है। यह आपके लिए समय लेने वाला है और आपका समय पाने की उम्मीद रखने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए संभवतः कष्टप्रद है।
इस कठिन दृष्टिकोण के बजाय, आप बस अपने कैलेंडर में जा सकते हैं और समय से पहले कार्यालय से बाहर निकलने का समय निर्धारित कर सकते हैं। एक बार जब आप छुट्टी की योजना बना लें, तो अपने कैलेंडर के बारे में बताएं। इस तरह, आप और कोई भी व्यक्ति जो आपके दिनों में आइटम जोड़ता है, उस समय योजनाएँ बनाने से बचने के लिए सचेत हो जाएगा। आप एक या दो सप्ताह या सिर्फ एक दोपहर के लिए कार्यालय से बाहर जाने का कार्यक्रम बना सकते हैं। और आपको अंतिम समय में रद्दीकरण से किसी को निराश नहीं होना पड़ेगा।
7. फोकस समय
टाइम आउट की बात करें तो आप अंदर भी समय निकाल सकते हैं। समय अवरोधन कैलेंडर में यह कोई नई बात नहीं है, लेकिन आजकल इस पर अधिक ध्यान दिया जा रहा है। समय अवरोधन तब होता है जब आप अपने कैलेंडर पर उत्पादक “गहन” कार्य, आराम, या यहां तक कि खेलने के लिए समय अवरुद्ध करते हैं। जब आप इस तरह से शेड्यूल करते हैं, तो आप खुद को वह करने के लिए मजबूर करते हैं जो करने की जरूरत है। इससे भी अधिक महत्वपूर्ण बात यह है कि आप उस दौरान अपने आप को अन्य असंबंधित कार्य करने से रोकते हैं।
फोकस समय सबसे अच्छे समय ब्लॉकों में से एक है जिसकी आप अपने लिए योजना बना सकते हैं। इसे अपने डिजिटल कैलेंडर पर शेड्यूल करें, सिंक करें और सभी के साथ साझा करें। फोकस समय ब्लॉक है, शायद दो घंटे, जब आप कॉल या ईमेल का जवाब नहीं देते हैं, तो आप अपना दरवाजा बंद कर लेते हैं, और आप, हां, फोकस करते हैं। वह समय चुनें जब आप जानते हों कि आपका मस्तिष्क सबसे अच्छा काम कर रहा है, फोकस समय निर्धारित करें और अपना काम पूरा करें।
अंततः, ये कैलेंडर उपकरण उस अतिरिक्त समय के लायक हैं जो आपको इनका उपयोग करना सीखने में लग सकता है। वे आपके कार्य समय को अधिक उत्पादक, आपके खेलने के समय को अधिक आरामदायक और आपके जीवन को प्रबंधित करना आसान बना सकते हैं। और पीछे मुड़कर देखने और प्रतिबिंबित करने के लिए प्रत्येक सप्ताह और महीने के अंत में अपने कैलेंडर की अंतर्दृष्टि का उपयोग करना न भूलें। क्या काम करता है और क्या नहीं, इसकी खोज आपको अधिक प्रभावी ढंग से आगे बढ़ने में मदद करेगी। जल्द ही, आपका शेड्यूल अधिक प्रबंधनीय लग सकता है, और आप देख सकते हैं कि आप अधिक आसानी से सांस ले रहे हैं।
विशेष रुप से प्रदर्शित छवि क्रेडिट: फोटो एंटोनी श्रक्राबा द्वारा; Pexels
पोस्ट 7 कैलेंडर सुविधाएँ जिनका आप उपयोग नहीं कर रहे होंगे – लेकिन करना चाहिए पर पहली बार दिखाई दिया पंचांग.
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